Bild, das umdenken symbolisiert - eine Gans, die sich am Kopf kratzt.

Beispiel: AuthorIT einführen

Aufgabe

Bestehende Dokumente aus den Datenformaten HTML und DOC sollen einheitlich gepflegt werden. Dafür wurde das Autorensystem AuthorIT eingeführt. Das Autorensystem muss für die Dokumentationsaufgabe des Kunden eingerichtet werden. Bestehende Dokumente sollen importiert und weiter bearbeitet werden.

Zielsetzung

Einführung einer Single-Source-Lösung, um die Dokumentation in mehreren Ausgabeformaten bereitstellen zu könen.
Mit dem Umstieg auf AuthorIT soll der Dokumentationsprozess standardisiert werden. Mehrere Redakteure an unterschiedlichen Orten sollen gleichzeitig an der Dokumentation arbeiten können.
Folgende Fragestellungen werden berücksichtigt:

Umsetzung

Analyse

Alle vorhandenen Dokumente werden systematisch analysiert. Folgende Punkte werden geprüft:

Ergebnis der Analyse

Aufgrund der Analyse stellt sich die Ausgangssituation wie folgt da:

Standardisierung festlegen

Um den Dokumentationsprozess zu optimieren, werden Standardisierungen festgelegt und in einem Dokumentationsleitfaden dokumentiert. Folgende Schwerpunkte werden festgeschrieben:

AuthorIT einrichten

Zuerst wird eine Library angelegt. Anschlie├čend werden Benutzergruppen und -rechte festgelegt. Die Releasestates werden nach den vorher getroffenen Festlegungen angepasst und erweitert. Die Basisvariablen werden erstellt.
In der Library werden die benötigten Vorlagen (Templates) angelegt. Jetzt ist AuthorIT so weit vorbereitet, dass die Texte systematisch importiert werden können.

Um den Export nach Word zu ermöglichen, muss eine Dokumentenvorlage erstellt werden. Seitenlayout und Formatvorlagen werden nach den Vorgaben aus dem Dokumentationsleitfaden eingerichtet.

Import der Dateien

In AuthorIT können Importprofile mit Regeln festgelegt werden. Einmal erstellt ist der Import der Dokumente einfach möglich.
Die Dokumente werden je nach eingestellter Regel in einzelne Textobjekte gesplittet und Formatvorlagen zugewiesen. Zu jeder Grafik wird automatisch ein Grafikobjekt erzeugt.

Nach dem Import können die Texte in AuthorIT weiterbearbeitet und strukturiert werden.

Ergebnis

Die Inhalte der Dokumentation sind völlig von der Form ihrer Ausgabe getrennt. Einige Mausklicks reichen, um die Dokumentation als gedrucktes Dokument oder als Onlinehilfe bereitzustellen. Mehrere Autoren können bequem und sicher in der Library arbeiten. Mit Hilfe der Statusanzeige wissen die Redakteure immer, welche Objekte noch bearbeitet werden müssen und welche schon freigegeben sind.

Anders & Szeifert

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